W celu zapewnienia uporządkowanego i jednolitego rozpatrywania otrzymywanych wiadomości, Dykasteria ds. Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego przypomina kilka wskazówek dotyczących przesyłania dokumentów, próśb o wydanie opinii oraz umówienie daty spotkania.
Dokumenty przesłane pocztą elektroniczną
Dykasteria rozpatruje dokumenty przesłane pocztą elektroniczną wyłącznie wtedy, gdy są one opatrzone pełnym własnoręcznym podpisem. Przyjmowane są zatem jedynie dokumenty w formacie PDF, podpisane oraz — w przypadku gdy pochodzą od Instytutu (lub innej właściwej osoby prawnej) — sporządzone na papierze firmowym, co gwarantuje ich autentyczność oraz możliwość identyfikacji.
Po wydrukowaniu i zarejestrowaniu dokumenty te podlegają zwykłej procedurze rozpatrywania; nawet jeśli zostały przesłane pocztą elektroniczną, z reguły nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, ponieważ podlegają przewidzianej procedurze administracyjnej, która zazwyczaj trwa do trzech miesięcy.
Prośby o poradę (za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie)
Dykasteria nie udziela porad za pośrednictwem poczty elektronicznej ani telefonicznie w sprawach o charakterze ogólnym lub interpretacyjnym, które można rozstrzygnąć poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami oraz Kodeksem Prawa Kanonicznego, a w razie potrzeby przy wsparciu kanonisty lub zaufanego doradcy.
Kwestie wymagające szczególnej oceny ze strony Dykasterii należy przedstawiać w formie oficjalnej wraz z kompletną dokumentacją, aby mogły one zostać zbadane przez właściwe biura zgodnie z przewidzianą procedurą.
Należy pamiętać, że oficjalne odpowiedzi Dykasterii są udzielane wyłącznie na piśmie przez właściwe biura.
Prośby o umówienie daty spotkania
Przypominamy, że Przełożeni Dykasterii przyjmują wyłącznie po wcześniejszym umówieniu daty spotkania. Ze względu na zaplanowane obowiązki instytucjonalne nie ma możliwości przyjmowania osób, które zgłaszają się bez wcześniejszego umówienia spotknia. Prośbę o umówienie daty spotkania można również przesłać pocztą elektroniczną; zostanie ona rozpatrzona w zależności od dostępności i planu obowiązków instytucjonalnych.
Niniejsze wskazówki mają na celu usprawnienie obsługi i skrócenie czasu rozpatrywania spraw.