Afin de garantir un traitement ordonné et uniforme des communications reçues, le Dicastère pour les Instituts de vie consacrée et les Sociétés de vie apostolique rappelle certaines indications opérationnelles relatives à l'envoi de documents, aux demandes d'avis ou de rendez-vous.
Documents transmis par courriel électronique
Le Dicastère ne prend en considération que les documents envoyés par courrier électronique s'ils sont dûment signés. Seuls sont donc recevables les documents transmis au format PDF, signés et, lorsqu'ils proviennent d'un Institut (ou d'une autre personne morale compétente), rédigés sur papier à en-tête, afin d'en garantir l'authenticité et la traçabilité.
Une fois imprimés et enregistrés, ces documents suivent la procédure normale de traitement. Même s'ils ont été reçus par courriel électronique, ils ne font donc généralement pas l'objet d'une réponse immédiate, car ils suivent la procédure administrative prévue, qui prend généralement jusqu'à trois mois.
Demandes de conseil (par courriel électronique ou par Téléphone)
Le Dicastère ne fournit pas de conseils par courriel électronique ou par téléphone sur des questions d'ordre général ou d'interprétation, qui peuvent être traitées en consultant la législation en vigueur et le Code de droit canonique et, le cas échéant, avec l'aide d'un canoniste/conseiller de confiance.
Les questions qui nécessitent un discernement spécifique de la part du Dicastère doivent être présentées sous forme officielle et accompagnées d'une documentation complète, afin qu'elles puissent être examinées par les services compétents selon la procédure prévue.
Enfin, il est rappelé que les réponses officielles du Dicastère sont fournies exclusivement par écrit par les services compétents.
Demandes de rendez-vous
Il est rappelé que les supérieurs du Dicastère reçoivent exclusivement sur rendez-vous. Compte tenu des engagements institutionnels déjà programmés, il n'est pas possible de recevoir des personnes qui se présentent sans rendez-vous préalable.
La demande de rendez-vous peut également être envoyée par courriel électronique et sera évaluée en fonction des disponibilités et de l'agenda institutionnel.
Les présentes indications ont pour but de favoriser un service plus efficace et de réduire les délais de traitement des dossiers.