Um eine ordnungsgemäße und einheitliche Bearbeitung der eingehenden Mitteilungen zu gewährleisten, gibt das Dikasterium für die Institute geweihten Lebens und die Gesellschaften apostolischen Lebens einige praktische Hinweise zum Einsenden von Unterlagen, zu Anfrage nach Stellungnahmen oder Terminen.
Per E-Mail übermittelte Dokumente
Das Dikasterium berücksichtigt per E-Mail übermittelte Dokumente nur, wenn sie ordnungsgemäß unterzeichnet sind. Es werden daher nur Dokumente im PDF-Format akzeptiert, die unterzeichnet sind und, wenn sie von einem Institut (oder einer anderen zuständigen juristischen Person) stammen, auf Briefpapier mit Briefkopf verfasst sind, um ihre Echtheit und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Diese Dokumente werden nach dem Ausdrucken und Registrieren dem normalen Bearbeitungsweg unterzogen, sodass sie, auch wenn sie per E-Mail eingegangen sind, in der Regel keine sofortige Rückmeldung erhalten, da sie den vorgesehenen Verwaltungsweg durchlaufen, der in der Regel bis zu drei Monate dauert.
Beratungsanfragen (E-Mail oder Telefon)
Das Dikasterium erteilt weder per E-Mail noch telefonisch Auskünfte zu allgemeinen oder auslegungsbezogenen Fragen, die durch Konsultation der geltenden Rechtsvorschriften und des Codex des kanonischen Rechts und gegebenenfalls mit Unterstützung eines Kanonisten/Beraters Ihres Vertrauens geklärt werden können.
Fragen, die eine spezifische Beurteilung durch das Dikasterium erfordern, müssen in offizieller Form und mit vollständiger Dokumentation eingereicht werden, damit sie von den zuständigen Abteilungen gemäß dem vorgesehenen Verfahren geprüft werden können.
Schließlich wird darauf hingewiesen, dass die offiziellen Antworten des Dikasteriums ausschließlich schriftlich von den zuständigen Abteilungen erteilt werden.
Terminanfragen
In Anbetracht der bereits geplanten institutionellen Verpflichtungen ist es nicht möglich, Personen ohne vorherige Terminvereinbarung zu empfangen.
Terminanfragen können auch per E-Mail eingereicht werden und werden nach Verfügbarkeit und unter Berücksichtigung der dienstlichen Verpflichtungen geprüft.
Diese Hinweise sollen einen reibungslosen Ablauf sichern und die Bearbeitungszeiten verkürzen.