A fim de garantir um atendimento organizado e uniforme das comunicações recebidas, o Dicastério para os Institutos de Vida Consagrada e as Sociedades de Vida Apostólica estabelece algumas indicações operacionais relativas ao envio de documentos, pedidos de pareceres ou agendamentos.
Documentos enviados por e-mail
O Dicasterio só considera documentos enviados por e-mail somente se estiverem devidamente assinados. Portanto, só são aceitos documentos enviados em formato PDF, assinados e, quando provenientes de um Instituto (ou outra pessoa jurídica competente), redigidos em papel timbrado, de modo a garantir a sua autenticidade e rastreabilidade.
Uma vez impressos e registrados, esses documentos seguem o curso normal de tramitação, portanto, mesmo que recebidos por e-mail, não implicam, em regra, uma resposta imediata, uma vez que seguem o procedimento administrativo previsto, que normalmente requer até três meses.
Pedidos de consultoria (e-mail ou contactos telefónicos)
O Dicastério não presta consultoria por e-mail nem por telefone sobre questões de carácter geral ou interpretativo, que podem ser abordadas através da consulta da legislação em vigor e do Código de Direito Canónico e, se for o caso, com o apoio de um canonista/consultor de confiança.
As questões que exigem um discernimento específico por parte do Dicastério devem ser apresentadas de forma oficial e com documentação completa, para que possam ser examinadas pelos serviços competentes, de acordo com o procedimento previsto.
Por fim, recorda-se que as respostas oficiais do Dicastério são dadas exclusivamente por escrito pelos serviços competentes.
Pedido de agendamento de reuniões
Lembramos que os Superiores do Dicastério recebem exclusivamente com prévio agendamento. Tendo em conta os compromissos institucionais já programados, não é possível receber pessoas que se apresentem sem agendamento. O pedido de agendamento também pode ser enviado por e-mail e será avaliado com base na disponibilidade e na agenda institucional.
Estas indicações têm como objetivo promover um serviço mais eficiente e reduzir os tempos de gestão dos processos.