Con el fin de garantizar un tratamiento ordenado y uniforme de las comunicaciones recibidas, el Dicasterio para los Institutos de vida consagrada y las Sociedades de vida apostólica recuerda algunas indicaciones operativas relativas al envío de documentos, a las solicitudes de pareces o de citas.
Documentos enviados por correo electrónico
El Dicasterio solo tiene en cuenta los documentos enviados por correo electrónico si están debidamente firmados. Por lo tanto, solo se admiten los documentos enviados en formato PDF, firmados y, cuando proceden de un Instituto (u otra persona jurídica competente), redactados en papel membretado, a fin de garantizar su autenticidad y origen.
Una vez impresos y registrados, estos documentos siguen el curso ordinario de tramitación, por lo que, aunque se hayan recibido por correo electrónico, no comportan normalmente una respuesta inmediata, ya que siguen el procedimiento administrativo previsto, que ordinariamente requiere hasta tres meses.
Solicitudes de consulta (correo electrónico o contacto telefónico)
El Dicasterio no atiende consultas por correo electrónico ni por teléfono sobre cuestiones de carácter general o interpretativo, que pueden resolverse consultando la normativa vigente y el Código de Derecho Canónico y, en su caso, con la ayuda de un canonista/asesor de confianza.
Las cuestiones que requieran un discernimiento específico por parte del Dicasterio deben presentarse de forma oficial y con documentación completa, para que puedan ser examinadas por las Oficina competentes según el procedimiento previsto.
Se recuerda, asimismo, que las respuestas oficiales del Dicasterio se dan exclusivamente por escrito por parte de las Oficinas competentes.
Solicitudes de cita
Se recuerda que los Superiores del Dicasterio reciben exclusivamente con cita previamente concertada. Dadas las obligaciones institucionales ya programadas, no es posible recibir a personas que se presenten sin cita previa.
La solicitud de cita también puede enviarse por correo electrónico y se evaluará en función de la disponibilidad y la agenda institucional.
Las presentes indicaciones tienen por objeto favorecer un servicio más eficiente y reducir los tiempos de gestión de los trámites.